Tuinadvies- en controlecommissie
De tuinadvies- en controlecommissie is een belangrijk orgaan in de vereniging. In het verleden was dit een controlecommissie. Nu nog steeds, maar de commissie wil ook tuinders met raad van dienst zijn. Vandaar de nieuwe naam: Tuinadvies- en controlecommissie. Hieronder zijn het doel, de taken en werkwijze van de commissie beschreven. Niet alles is altijd in regels te beschrijven. Waar nodig rekenen we dan ook op het gezonde verstand van de commissie en de leden.
De tuinadvies- en controlecommissie handelt altijd binnen de kaders van het huishoudelijk- en tuinreglement.
Doel van de tuinadvies- en controlecommissie
1. De tuinadvies- en controlecommissie heeft tot doel de (aspirant)leden van de vereniging met advies en goede raad bij te staan.
2. Daarnaast heeft de tuinadvies- en controlecommissie een controlerende en corrigerende taak bij zaken als achterstallig onderhoud, verwaarlozing, illegale bouwsels etc.
3. Maandelijks wijst de commissie een tuin aan als “Tuin van de Maand”. Zij heeft hierbij oog voor de diversiteit van tuinen en tuinders.
4. De commissie adviseert het bestuur over de algemene situatie en aanzicht van het hele complex.
Positie in de vereniging
1. De tuinadvies- en controlecommissie is samengesteld door het bestuur en handelt onder haar verantwoordelijkheid.
2. De commissie bestaat uit enthousiaste leden van de vereniging.
Samenstelling tuinadvies- en controlecommissie
1. De tuinadvies- en controlecommissie bestaat uit maximaal vier en minimaal 2 leden. Daarnaast fungeert een bestuurslid als contactpersoon tussen commissie en bestuur.
2. Binnen de commissie wordt een woordvoerder gekozen die de commissie naar het bestuur vertegenwoordigt.
3. De samenstelling van de tuinadvies- en controlecommissie wordt, zodra deze is ingesteld, bekend gemaakt aan de leden via de website en nieuwsbrief. Daarbij wordt ook de bereikbaarheid van de tuinadvies- en controlecommissie vermeld.
Taken van de tuinadvies- en controlecommissie
Een moestuin omvat de bodem en beplanting en alle roerende en onroerende goederen op een perceel. Dit geheel valt binnen de advies- en controletaken van de commissie. Die taken zijn als volgt gedefinieerd:
1. (Aspirant) tuinders gevraagd en ongevraagd van advies dienen gedurende het seizoen (van 1 maart tot 30 oktober) waar het gaat om het amateurtuinieren in breedste zin en zoals omschreven in het huishoudelijke- en tuinreglement van de vereniging. Daarbij hanteert de tuinadvies- en controlecommissie de richtlijnen zoals omschreven in het tuinreglement. Er mag tijdens het uitoefenen van het amateur tuinieren geen schade worden aangebracht aan mens en dier. Roerende en onroerende goederen dienen in goede staat te verkeren of te worden onderhouden.
2. De tuinadvies- en controlecommissie heeft ook een controlerende rol inzake de kwaliteit van het tuinieren. De tuinadvies- en controlecommissie is gerechtigd (aspirant)leden aan te spreken op de kwaliteit van hun tuinontwikkeling. Bij achterstallig onderhoud of verwaarlozing van tuin, roerende en onroerende goederen geeft de tuinadvies en controlecommissie een bindend advies over het herstel. Hierbij worden de acties besproken en beschreven en een tijdpad vastgesteld.
3. Blijft de (aspirant)tuinder na aanzegging door de commissie in gebreke dan wordt het bestuur hierover geïnformeerd. Het bestuur zal vervolgens verdere actie ondernemen conform het huishoudelijk reglement.
4. Voor een uniforme uitvoering van haar taken gebruikt de commissie een checklist met criteria. Die gebaseerd is op het reglement en hun eigen ervaringen, deze lijst wordt vastgesteld binnen het bestuur. Deze lijst is opgenomen in bijlage 1.
Werkwijze van de tuinadvies- en controlecommissie
1. Adviseren vergt overleg. Daarom adviseert de commissie zoveel als mogelijk is in aanwezigheid van de betrokken tuinder. Uitgangpunt is: leren van elkaar.
2. De activiteitenplanning van de commissie staat maandelijks in de nieuwsbrief.
3. De commissie maakt van elk bezoek een kort verslag (logboek) voor zichzelf en een knelpuntenoverzicht waarop het bestuur actie moet ondernemen. 4. Een tuinder, die een aanzegging van de commissie heeft ontvangen, krijgt maandelijks bezoek van de commissie en of van het bestuur tot aan de aanzegging is voldaan.
Verantwoording naar bestuur en leden
1. De commissie vergadert zo dikwijls als de commissie dit nodig oordeelt.
2. Maandelijks overlegt de woordvoerder van de tuinadvies- en controlecommissie met het verantwoordelijk contact uit het bestuur. Dit gebeurt altijd in de week voorafgaand aan de bestuursvergadering. Hierbij wordt het logboek besproken en de voortgang van de daaruit voortvloeiende acties voor tuinadvies- en controlecommissie en bestuur.
3. Jaarlijks, in de maand januari, legt de tuinadvies- en controlecommissie verantwoording af over haar activiteiten in de vorm van een verslag dat eventueel wordt toegelicht. Ook overhandigt de commissie bij die gelegenheid een kopie van haar logboek over de afgelopen jaar.
4. Het verslag wordt in het nieuwe jaar geagendeerd voor de jaarvergadering van de vereniging.
Klik door voor de bijlage